اطلاعات و مستنداتی حاوی درخواست، شکایت، پیشنهاد و ... بوده و کلیه مراحل بررسی، اقدام و پیگیری را شامل می شود. اطلاعات مربوط به یک تماس یا درخواست شامل موضوع، تاریخ، ساعت، شماره تماس گیرنده و فایل صوتی مربوطه بصورت اتوماتیک ضبط و بایگانی می‌گردد. با برقراری اولین تماس یک فایل صوتی ایجاد شده و از طریق سیستم مکانیزه ضبط مکالمات انجام می‌گردد. پرونده ها به سه حالت پرونده جاری، پرونده موکول (متوقف شده) و پرونده بایگانی شده می‌باشد.